Khi trang bị máy photocopy đa chức năng khổ A3 cho doanh nghiệp, yếu tố quyết định hiệu quả đầu tư là mức độ phù hợp của thiết bị với quy trình làm việc hằng ngày. Một chiếc máy phù hợp cần xử lý tốt các tác vụ thường gặp, giảm thời gian chờ và góp phần nâng cao năng suất của văn phòng.

Fuji Xerox DocuCentre S2520 và DocuCentre S2320 đều là những dòng máy đa chức năng khổ A3, tích hợp ba tính năng in mạng, sao chụp và quét màu. Dưới đây là cách lựa chọn giữa hai model dựa trên các tình huống công việc thực tế.

Xử lý khối lượng in ấn, sao chụp và áp lực thời gian

Văn phòng thường phải in hoặc sao chụp tài liệu họp, báo cáo nội bộ và hồ sơ giao dịch. Trong những thời điểm cần hoàn thành tài liệu gấp, tốc độ xử lý của máy có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc.

• Fuji Xerox S2520: Tốc độ in và sao chụp đạt 25 trang/phút; tốc độ in hai mặt tự động đạt 18 trang/phút. Tốc độ xử lý khổ A3 là 13 trang/phút.
• Fuji Xerox S2320: Tốc độ in và sao chụp đạt 23 trang/phút; tốc độ in hai mặt tự động đạt 17 trang/phút. Tốc độ xử lý khổ A3 là 12 trang/phút.
• Điểm chung: Cả hai máy có thời gian khởi động không quá 19 giây và thời gian xuất bản sao đầu tiên là 6,5 giây.

Gợi ý lựa chọn: Nếu văn phòng thường xuyên xử lý nhiều tài liệu trong thời gian ngắn, S2520 có thể giúp rút ngắn thời gian chờ nhờ tốc độ in và sao chụp cao hơn.

Số hóa tài liệu và quét chứng từ màu

Trong các quy trình lưu trữ điện tử, bộ phận kế toán, pháp lý hoặc hành chính có thể cần quét hàng loạt chứng từ, hợp đồng hai mặt để lưu trữ trên máy tính hoặc gửi qua email.

• Bộ nạp và đảo bản gốc tự động DADF: Cả hai máy đều có bộ nạp bản gốc tự động sức chứa 110 tờ, giúp hạn chế thao tác lật từng trang.
• Tốc độ quét màu và đen trắng: S2520 đạt 28 trang/phút, còn S2320 đạt 25 trang/phút ở độ phân giải 200 dpi.
• Tự động bỏ trang trắng: Máy có thể nhận diện và loại bỏ trang trắng trong tài liệu quét, giúp tệp đầu ra gọn hơn và giảm công đoạn chỉnh sửa.
• Độ phân giải quét: Độ phân giải lên đến 600 × 600 dpi giúp thể hiện màu sắc của con dấu và chữ ký trên chứng từ.

Gợi ý lựa chọn: Với văn phòng số hóa hồ sơ thường xuyên hoặc cần xử lý nhiều tài liệu mỗi ngày, tốc độ quét cao hơn của S2520 là một lợi thế.

In trên nhiều chất liệu và khổ giấy

Ngoài giấy A4 và A3 thông dụng, doanh nghiệp có thể cần in thiệp mời, bằng khen, chứng chỉ đào tạo hoặc bìa hồ sơ dày ngay tại văn phòng.

• Định lượng giấy: Cả S2520 và S2320 đều hỗ trợ giấy từ 60 đến 216 gsm thông qua khay tay hoặc các khay phù hợp.
• Chất lượng bản in: Độ phân giải in tối đa là 1.200 × 1.200 dpi, giúp chữ, hình ảnh và logo hiển thị rõ nét.
• Sức chứa giấy: Cấu hình tiêu chuẩn gồm khay chính 250 tờ và khay tay 100 tờ, tổng cộng 350 tờ. Có thể nâng cấp sức chứa tối đa lên 1.850 tờ bằng cách bổ sung khay giấy.

Gợi ý lựa chọn: Cả hai model đều đáp ứng nhu cầu in trên nhiều loại giấy, giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi sản xuất các ấn phẩm văn phòng.

Tác vụ hành chính và nhân sự

Bộ phận nhân sự hoặc lễ tân thường cần sao chụp căn cước công dân, bằng lái xe, thẻ nhân viên và chuẩn bị nhiều bộ tài liệu cùng lúc.

• Sao chụp thẻ ID hai mặt: Tính năng ID Card Copy cho phép căn chỉnh và sao chụp hai mặt của giấy tờ tùy thân trên cùng một mặt giấy.
• Chia bộ xoay dọc, ngang: Khi có giấy ở cả hai hướng trong các khay, tính năng Rotate Collate có thể sắp xếp các bộ tài liệu luân phiên theo chiều dọc và chiều ngang, giảm nhu cầu phân loại thủ công.
• In ghép trang N-up: Có thể ghép tối đa tám trang tài liệu lên một mặt giấy, phù hợp khi in bản nháp hoặc tài liệu tham khảo.

Gợi ý lựa chọn: Cả hai model đều có các tính năng hỗ trợ những tác vụ hành chính thường gặp, giúp tiết kiệm thời gian và giấy in.

Quy mô phòng ban và số lượng người dùng mạng LAN

Khi kết nối máy photocopy với mạng nội bộ, nhiều nhân viên có thể gửi lệnh in từ máy tính của mình.

Cả hai model đều có bộ nhớ tiêu chuẩn 512 MB để tiếp nhận và xử lý lệnh in qua mạng. Mức độ phù hợp theo quy mô sử dụng có thể tham khảo như sau:

• Fuji Xerox S2320: Phù hợp với nhóm khoảng 5–15 người có nhu cầu in ấn và sao chụp ở mức ổn định.
• Fuji Xerox S2520: Phù hợp với nhóm khoảng 15–25 người hoặc phòng ban có mật độ xử lý tài liệu cao.

So sánh nhanh theo nhu cầu công việc

Fuji Xerox DocuCentre S2320

• Tốc độ in và sao chụp văn bản A4: 23 trang/phút.
• Tốc độ quét màu và đen trắng: 25 trang/phút.
• Tự động bỏ trang trắng: Có.
• Sao chụp thẻ ID hai mặt và chia bộ xoay: Có.
• Hỗ trợ giấy dày 60–216 gsm qua khay phù hợp.
• Sức chứa giấy: 350 tờ theo cấu hình tiêu chuẩn, tối đa 1.850 tờ.
• Bộ nhớ: 512 MB.
• Quy mô phòng ban tham khảo: 5–15 nhân sự.

Fuji Xerox DocuCentre S2520

• Tốc độ in và sao chụp văn bản A4: 25 trang/phút.
• Tốc độ quét màu và đen trắng: 28 trang/phút.
• Tự động bỏ trang trắng: Có.
• Sao chụp thẻ ID hai mặt và chia bộ xoay: Có.
• Hỗ trợ giấy dày 60–216 gsm qua khay phù hợp.
• Sức chứa giấy: 350 tờ theo cấu hình tiêu chuẩn, tối đa 1.850 tờ.
• Bộ nhớ: 512 MB.
• Quy mô phòng ban tham khảo: 15–25 nhân sự.

• Chọn Fuji Xerox DocuCentre S2320 nếu văn phòng có quy mô vừa và nhỏ, khoảng dưới 15 người, khối lượng tài liệu ở mức vừa phải và cần một thiết bị đa chức năng A3 hỗ trợ in hai mặt, quét màu và sao chụp thẻ ID.
• Chọn Fuji Xerox DocuCentre S2520 nếu văn phòng có nhiều người dùng hơn hoặc thường xuyên in, sao chụp và số hóa hồ sơ. Tốc độ in và quét cao hơn có thể giúp cải thiện hiệu suất khi khối lượng công việc tăng.