Khi chọn mua máy photocopy cho doanh nghiệp, một sai lầm phổ biến của các nhà quản lý tài chính hoặc nhân sự là chỉ nhìn vào giá bán ban đầu của thiết bị. Một chiếc máy có giá mua thấp hơn vài triệu đồng có thể khiến doanh nghiệp tốn nhiều hơn gấp bội sau 3-5 năm vận hành nếu chi phí vật tư, điện năng và bảo trì quá cao.

Tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership - TCO) là thước đo giúp đánh giá đầy đủ các khoản chi phí này. Với hai dòng máy đa năng khổ A3 Fuji Xerox DocuCentre S2520 và DocuCentre S2320, hãng đã tích hợp nhiều công nghệ nhằm tối ưu chi phí vận hành cho văn phòng. Hãy cùng phân tích bài toán kinh tế trước khi đưa ra quyết định.

1. Chi phí mực in và công nghệ tái sử dụng mực thải

Mực in thường chiếm tỷ trọng lớn trong ngân sách vận hành máy photocopy hằng năm. Cả S2520 và S2320 đều có những tính năng giúp doanh nghiệp kiểm soát khoản chi này.

Hộp mực dung lượng cao

Cả hai model đều sử dụng hộp mực tiêu chuẩn có dung lượng lên đến 9.000 bản in, theo tiêu chuẩn độ phủ 5%. Dung lượng lớn giúp giảm chi phí trên mỗi trang in (CPP - Cost Per Page), đồng thời giảm tần suất thay mực.

Tái sử dụng mực thải

Ở các dòng máy truyền thống, phần mực thừa không bám vào giấy thường được đưa vào bình chứa mực thải và bỏ đi. Với S2520 và S2320, lượng mực này được thu hồi và đưa trở lại hệ thống để tái sử dụng. Công nghệ này không cần bình chứa mực thải riêng, góp phần giảm chi phí vật tư và hạn chế chất thải.

Chế độ tiết kiệm mực

Người dùng có thể điều chỉnh độ đậm nhạt của bản in qua 6 mức tùy chỉnh trên màn hình điều khiển. Khi in tài liệu nháp hoặc tài liệu lưu hành nội bộ, việc giảm mật độ mực có thể giúp kéo dài thời gian sử dụng hộp mực.

2. Chi phí điện năng và các tiêu chuẩn xanh

Tiền điện là khoản chi phí vận hành dễ bị bỏ qua, nhưng có thể tích lũy đáng kể theo thời gian.

Mức tiêu thụ điện

Theo chỉ số TEC (Total Energy Consumption) của chương trình International Energy Star, S2320 đạt 1,4 kWh, còn S2520 đạt 1,5 kWh. Đây là mức tiêu thụ năng lượng thấp trong phân khúc máy photocopy A3 để bàn.

Máy tiêu thụ 2 W ở chế độ Sleep và 14 W ở chế độ công suất thấp (Low Power).

Giảm phát thải hạt siêu mịn

Các cài đặt vận hành được tối ưu nhằm giảm lượng hạt siêu mịn (UFPs) phát thải vào môi trường làm việc. Điều này góp phần duy trì không gian văn phòng trong lành hơn và có thể giảm nhu cầu bảo trì bộ lọc không khí.

3. Tiết kiệm giấy và tối ưu hóa quy trình làm việc

Giấy in là khoản chi phí biến đổi, tăng theo khối lượng công việc. S2520 và S2320 có các tính năng hỗ trợ giảm lượng giấy sử dụng.

In và sao chụp hai mặt

Máy hỗ trợ in, sao chụp hai mặt tự động và có bộ nạp tài liệu DADF 110 tờ. Tính năng này giúp giảm lượng giấy sử dụng, đặc biệt với các tài liệu nhiều trang.

Ghép nhiều trang trên một mặt giấy

Tính năng N-up cho phép ghép tối đa 8 trang tài liệu trên một mặt giấy. Tính năng này phù hợp khi in bài thuyết trình, tài liệu tham khảo hoặc bản thảo nội bộ.

Tự động bỏ qua trang trắng khi scan

Tính năng Auto Skip Blank Page giúp loại bỏ các trang trắng khi quét tài liệu, tránh tạo ra tệp số có nội dung thừa và tiết kiệm dung lượng lưu trữ trên máy tính hoặc dịch vụ đám mây.

In trên giấy bìa dày

Khay tay hỗ trợ giấy có định lượng từ 60 đến 216 gsm, cho phép doanh nghiệp tự in thiệp mời, bằng khen hoặc bìa báo cáo. Với các đơn hàng nhỏ, việc in trực tiếp tại văn phòng có thể giúp giảm chi phí thuê dịch vụ bên ngoài.

4. Chi phí thời gian và hiệu suất của nhân sự

Thời gian chờ máy khởi động hoặc chờ đến lượt in cũng là một dạng chi phí nhân công. Điểm khác biệt đáng chú ý giữa S2520 và S2320 là tốc độ vận hành.

Tốc độ in, sao chụp và scan

• Fuji Xerox S2520: In và sao chụp với tốc độ 25 trang/phút; in hai mặt đạt 18 trang/phút. Tốc độ scan màu và đen trắng đạt 28 trang/phút.
• Fuji Xerox S2320: In và sao chụp với tốc độ 23 trang/phút; in hai mặt đạt 17 trang/phút. Tốc độ scan màu và đen trắng đạt 25 trang/phút.

Cả hai máy đều mất khoảng 19 giây để khởi động và 6,5 giây để hoàn thành bản copy đầu tiên.

Với văn phòng có khoảng 10-20 nhân sự cùng sử dụng, tốc độ cao hơn của S2520 có thể giúp giảm thời gian chờ, đặc biệt khi khối lượng in và scan lớn.

5. Tổng hợp các thông số ảnh hưởng đến TCO

Fuji Xerox DocuCentre S2320

• Dung lượng hộp mực tiêu chuẩn: 9.000 bản in.
• Tái sử dụng mực thải: Có; không cần bình chứa mực thải riêng.
• Chế độ tiết kiệm mực: 6 mức điều chỉnh.
• Chỉ số tiêu thụ điện TEC: 1,4 kWh.
• Công suất ở chế độ Sleep: 2 W.
• Tốc độ in và sao chụp khổ A4: 23 trang/phút.
• Tốc độ scan màu và đen trắng: 25 trang/phút.
• Dung lượng giấy tối đa: 1.850 tờ khi nâng cấp khay.

Fuji Xerox DocuCentre S2520

• Dung lượng hộp mực tiêu chuẩn: 9.000 bản in.
• Tái sử dụng mực thải: Có; không cần bình chứa mực thải riêng.
• Chế độ tiết kiệm mực: 6 mức điều chỉnh.
• Chỉ số tiêu thụ điện TEC: 1,5 kWh.
• Công suất ở chế độ Sleep: 2 W.
• Tốc độ in và sao chụp khổ A4: 25 trang/phút.
• Tốc độ scan màu và đen trắng: 28 trang/phút.
• Dung lượng giấy tối đa: 1.850 tờ khi nâng cấp khay.

Nên chọn model nào?

Xét trên bài toán tổng chi phí sở hữu , lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào quy mô văn phòng và khối lượng công việc.

Chọn Fuji Xerox S2320 khi

Văn phòng có quy mô vừa và nhỏ, khối lượng in ấn ở mức vừa phải. Giá mua ban đầu thấp hơn cùng chỉ số TEC 1,4 kWh giúp tối ưu dòng tiền, trong khi máy vẫn có các công nghệ tiết kiệm mực và tái sử dụng mực thải.

Chọn Fuji Xerox S2520 khi

Văn phòng thường xuyên in, sao chụp và scan chứng từ, hoặc có nhiều nhân sự cùng sử dụng máy. Chi phí đầu tư ban đầu cao hơn có thể được bù đắp bằng tốc độ in 25 trang/phút và tốc độ scan 28 trang/phút, giúp giảm thời gian chờ và hỗ trợ nâng cao hiệu suất làm việc.