Trong thời đại chuyển đổi số văn phòng, việc quản lý và lưu trữ tài liệu giấy truyền thống đang trở thành một thách thức lớn đối với doanh nghiệp. Hàng ngàn trang hợp đồng, báo cáo tài chính, tài liệu pháp lý và bảng biểu kế toán được in ra mỗi ngày, khiến việc tìm kiếm thông tin trở nên vô cùng tốn thời gian. Khi cần chỉnh sửa nội dung trên một văn bản giấy cũ, nhân viên thường phải gõ lại từng dòng chữ thủ công — công việc vừa lãng phí nhân lực, vừa dễ dẫn đến sai sót dữ liệu.

Thấu hiểu bài toán thực tế đó, thiết bị đa chức năng đơn sắc khổ A3 Konica Minolta bizhub 368i, thuộc thế hệ bizhub i-Series, không chỉ đóng vai trò là máy in và photocopy tốc độ cao mà còn hỗ trợ giải pháp chuyển đổi văn bản thông minh (OCR và Office Format) thông qua hai gói mở rộng i-Option LK-105v4 và LK-110v2.

Với khả năng nhận diện ký tự quang học (OCR), bizhub 368i giúp bóc tách văn bản trên tài liệu giấy và chuyển đổi thành các định dạng có thể chỉnh sửa như Microsoft Word (.docx), Excel (.xlsx), PowerPoint (.pptx), PDF/A và Searchable PDF. Bài viết dưới đây phân tích cơ chế vận hành, tính năng và lợi ích thực tế của giải pháp này đối với doanh nghiệp.

1. Thách thức khi số hóa tài liệu giấy văn phòng hiện đại

Rào cản từ các file scan hình ảnh tĩnh (Image-only PDF)

Hầu hết máy photocopy phổ thông khi thực hiện thao tác scan chỉ xuất ra file dạng hình ảnh, chẳng hạn Image-only PDF hoặc JPEG. Những file này có một số nhược điểm:

• Không thể tìm kiếm từ khóa: Người dùng không thể dùng lệnh Ctrl + F để tìm điều khoản hợp đồng hoặc một con số cụ thể, nên phải dò bằng mắt qua hàng trăm trang tài liệu.
• Không thể sao chép hoặc chỉnh sửa: Muốn trích dẫn hay chỉnh sửa nội dung, nhân viên thường phải gõ lại từ đầu.
• Dung lượng lưu trữ lớn: File scan dạng hình ảnh không được tối ưu có thể chiếm nhiều dung lượng trên máy chủ nội bộ hoặc dịch vụ đám mây.

Nhu cầu chuyển đổi dữ liệu tức thì cho văn phòng số

Doanh nghiệp hiện đại cần một trạm số hóa tài liệu có khả năng nhận diện văn bản, bóc tách cấu trúc cột và bảng, đồng thời xuất trực tiếp ra các định dạng văn phòng thông dụng. Giải pháp này giúp hạn chế việc phải cài đặt phần mềm nhận diện phức tạp trên từng máy tính cá nhân.

2. Khám phá bộ đôi i-Option chuyển đổi văn bản thông minh trên Konica Minolta bizhub 368i

Konica Minolta cung cấp hai gói i-Option dành cho bizhub 368i, hỗ trợ nhận diện và chuyển đổi tài liệu scan.

Gói i-Option LK-105v4: Tạo Searchable PDF và file PowerPoint (.pptx)

Gói LK-105v4 tích hợp công nghệ nhận diện ký tự quang học (OCR — Optical Character Recognition) trên thiết bị, hỗ trợ các tính năng sau:

• Tạo file PDF có thể tìm kiếm (Searchable PDF): Máy nhận diện chữ trên tài liệu giấy và thêm một lớp văn bản ẩn vào file PDF. Nhờ đó, người dùng có thể tìm kiếm từ khóa, bôi đen và sao chép văn bản.
• Xuất file PowerPoint (.pptx): Hỗ trợ chuyển đổi tài liệu scan thành file PowerPoint, giúp người dùng có thể tiếp tục sử dụng nội dung cho các buổi thuyết trình.

Gói i-Option LK-110v2: Chuyển đổi tài liệu scan thành Word, Excel và PDF/A

Gói LK-110v2 mở rộng khả năng chuyển đổi sang các định dạng Office và định dạng lưu trữ:

• Tạo file Microsoft Word (.docx): Chuyển đổi tài liệu giấy thành file Word để người dùng tiếp tục chỉnh sửa trên máy tính.
• Tạo file Microsoft Excel (.xlsx): Hỗ trợ chuyển đổi bảng biểu và số liệu trên tài liệu giấy thành file Excel, giúp hạn chế việc nhập liệu thủ công.
• Tạo file PDF/A: Hỗ trợ tạo tập tin PDF/A-1b theo tiêu chuẩn ISO, phù hợp với nhu cầu lưu trữ hồ sơ và chứng từ lâu dài.

Các định dạng đầu ra và ứng dụng nghiệp vụ:

• LK-105v4 (OCR):
  • Searchable PDF: hỗ trợ tìm kiếm nội dung, chẳng hạn như điều khoản hợp đồng.
  • PowerPoint (.pptx): hỗ trợ sử dụng lại nội dung cho bài thuyết trình.
• LK-110v2 (Office):
  • Microsoft Word (.docx): hỗ trợ trích xuất và chỉnh sửa văn bản giấy.
  • Microsoft Excel (.xlsx): hỗ trợ số hóa bảng biểu và báo cáo tài chính.
  • PDF/A: phù hợp để lưu trữ hồ sơ, chứng từ lâu dài.

3. Phần cứng và tốc độ scan hỗ trợ xử lý tài liệu trên bizhub 368i

Bộ nạp bản gốc tự động RADF 130 tờ và tốc độ scan màu 70 ipm

• Khả năng quét tài liệu: bizhub 368i được trang bị bộ nạp bản gốc tự động đảo mặt RADF, sức chứa 130 tờ, hỗ trợ khổ giấy từ A5 đến A3.
• Tốc độ scan: Máy đạt tốc độ scan màu và trắng đen một mặt lên đến 70 ipm (trang/phút), scan hai mặt đạt 24 ipm, với độ phân giải scan lên đến 600 × 600 dpi.
• Phương thức gửi file: Hỗ trợ Scan-to-Email, Scan-to-SMB, Scan-to-FTP, Scan-to-USB và Scan-to-Box.

RAM 6 GB và SSD 128 GB

• Bộ nhớ và lưu trữ: Máy có RAM tiêu chuẩn 6.144 MB (6 GB) cùng ổ SSD 128 GB. Có thể nâng cấp lên SSD 256 GB thông qua SC-510. Cấu hình này hỗ trợ tiếp nhận các luồng dữ liệu scan lớn và xử lý OCR.
• Màn hình cảm ứng 7 inch: Người dùng có thể thao tác trên màn hình để chọn định dạng file muốn xuất, chẳng hạn Word, Excel hoặc Searchable PDF.

Tốc độ in 36 ppm và mực polyme Simitri® V

• Tốc độ in A4: Đạt 36 trang/phút cho cả in một mặt và in hai mặt tự động (Duplex).
• Thời gian ra bản in đầu tiên: Khoảng 4,6 giây; thời gian khởi động khoảng 16 giây.
• Công nghệ mực Simitri® V: Độ phân giải in thực 1.200 × 1.200 dpi, kết hợp mực polyme Simitri® V có nhiệt độ nóng chảy thấp.

4. Lợi ích thực tế cho từng phòng ban trong doanh nghiệp

Giải pháp chuyển đổi văn bản thông minh trên bizhub 368i có thể hỗ trợ nhiều quy trình trong doanh nghiệp.

Phòng Kế toán – Tài chính: Hỗ trợ số hóa bảng tính

Thay vì nhập từng con số từ báo cáo tài chính hoặc hóa đơn giấy vào Excel, nhân viên kế toán có thể đưa tài liệu vào bộ nạp RADF 130 tờ và chọn xuất file .xlsx. Tính năng nhận diện hỗ trợ chuyển đổi bảng biểu thành dữ liệu Excel, giúp giảm thao tác nhập liệu thủ công.

Phòng Pháp chế – Tư vấn – Văn phòng Luật: Tra cứu điều khoản

Các bộ hồ sơ thầu, hợp đồng kinh doanh hoặc văn bản luật sau khi được quét với gói LK-105v4 có thể được chuyển thành file Searchable PDF. Người dùng có thể tìm kiếm từ khóa để tra cứu thông tin trong tài liệu.

Phòng Hành chính – Nhân sự: Số hóa hồ sơ lưu trữ

Hồ sơ nhân sự, quyết định bổ nhiệm và công văn đi, đến có thể được chuyển đổi thành định dạng PDF/A để lưu trữ trên hệ thống máy chủ nội bộ, góp phần giảm nhu cầu lưu trữ hồ sơ giấy.

5. Bảo mật và quản lý dữ liệu

bizhub 368i hỗ trợ các giải pháp bảo mật và quản lý dữ liệu, bao gồm:

• Phần mềm diệt virus Bitdefender® (LK-116): Hỗ trợ quét mã độc đối với các tập tin dữ liệu đi vào và đi ra khỏi thiết bị.
• Mã hóa bộ nhớ AES 256 và chip TPM (LK-115v2): Hỗ trợ mã hóa dữ liệu lưu trên SSD bằng chuẩn AES 256-bit, kết hợp chip Trusted Platform Module.
• Gói in bảo mật không máy chủ LK-114 (Serverless Follow-Me): Hỗ trợ lưu trữ lệnh in và xác thực người dùng tại thiết bị trước khi in. Người dùng có thể sử dụng thẻ ID hoặc thiết bị xác thực tương thích, chẳng hạn AU-102.
• Quản lý tài khoản người dùng: Hỗ trợ quản lý tối đa 1.000 tài khoản, thiết lập hạn ngạch in, scan và đồng bộ với Active Directory của doanh nghiệp.

6. Mua Konica Minolta bizhub 368i và kích hoạt gói i-Option tại Máy Văn Phòng Xanh

Để trang bị máy photocopy Konica Minolta bizhub 368i cùng các gói i-Option LK-105v4 và LK-110v2, doanh nghiệp có thể liên hệ nhà cung cấp để được tư vấn về thiết bị, bản quyền và cấu hình phù hợp.

Máy Văn Phòng Xanh — Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Đầu tư Kinh Bắc — chuyên cung cấp giải pháp máy photocopy Konica Minolta tại Việt Nam. Theo thông tin đơn vị cung cấp, khách hàng có thể nhận được các quyền lợi sau:

• Sản phẩm chính hãng: Cung cấp chứng từ nguồn gốc, xuất xứ (CO/CQ) theo chính sách của đơn vị.
• Chính sách đổi mới 30 ngày: Hỗ trợ đổi mới trong vòng 30 ngày nếu sản phẩm gặp lỗi kỹ thuật từ nhà sản xuất, theo điều kiện áp dụng.
• Dịch vụ kỹ thuật tại chỗ: Hỗ trợ bảo hành, bảo trì và xử lý sự cố theo chính sách dịch vụ.
• Tư vấn kỹ thuật: Hướng dẫn vận hành gói i-Option OCR và tư vấn các phương án mua trả góp hoặc thuê máy photocopy.

Thông tin liên hệ tư vấn và nhận báo giá:

• Đơn vị phân phối: Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Đầu tư Kinh Bắc (Máy Văn Phòng Xanh)
• Địa chỉ văn phòng: Số 52, ngõ 135, phố Nguyễn Văn Cừ, phường Bồ Đề, thành phố Hà Nội
• Hotline/Zalo: 0978 642 468
• Email: kinhbac.kbj@gmail.com
• Website: mayvanphongxanh.vn

Giải pháp chuyển đổi văn bản thông minh (OCR và Office Format) với hai gói i-Option LK-105v4 và LK-110v2 giúp mở rộng khả năng số hóa tài liệu trên máy photocopy Konica Minolta bizhub 368i. Máy hỗ trợ chuyển đổi tài liệu giấy sang Word, Excel, PowerPoint, Searchable PDF và PDF/A, qua đó góp phần giảm thao tác nhập liệu thủ công, hỗ trợ tra cứu tài liệu và cải thiện quy trình lưu trữ trong doanh nghiệp.