Tự động hóa số hóa tài liệu với tính năng Scan Delivery một chạm trên Apeos 3560/3060/2560

Trong bối cảnh văn phòng hiện đại, việc chuyển đổi từ tài liệu giấy sang dữ liệu số không còn là một lựa chọn, mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc để nâng cao hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, quy trình quét thủ công truyền thống thường tốn nhiều thời gian cho việc đặt tên tệp, chọn định dạng và phân loại thư mục lưu trữ. Để giải quyết vấn đề này, dòng thiết bị đa chức năng đen trắng A3 Apeos 3560 / 3060 / 2560 đã tích hợp tính năng Scan Delivery (phân phối bản quét đến thư mục lưu trữ định sẵn), biến quy trình số hóa phức tạp thành một thao tác “một chạm” duy nhất.

1. Scan Delivery: Cuộc cách mạng trong quy trình số hóa tài liệu

Tính năng Scan Delivery là giải pháp phần mềm được tích hợp sẵn, tùy chọn, giúp tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý và lưu trữ hình ảnh được quét. Thay vì phải thực hiện nhiều bước trên máy tính sau khi quét, người dùng có thể thiết lập các nút bấm cài sẵn dành riêng cho từng quy trình công việc hoặc từng loại tài liệu cụ thể.

Khi sử dụng Scan Delivery, thiết bị sẽ tự động thực hiện các tác vụ sau chỉ với một lần nhấn nút:

• Tự động đặt định dạng tập tin: Chuyển đổi sang PDF, DocuWorks, TIFF hoặc JPEG.
• Tự động đặt tên tập tin: Hệ thống có thể tự động nhận diện từ ngữ hoặc ký tự cụ thể trong tài liệu để làm tên tập tin hoặc tên thư mục.
• Tự động xử lý OCR: Nhận dạng ký tự quang học để tạo ra các tệp tin có thể tìm kiếm nội dung.
• Tự động lưu trữ: Đưa tài liệu đã xử lý đến đúng điểm đến định sẵn trong mạng nội bộ hoặc máy tính cá nhân.

2. Sức mạnh phần cứng hỗ trợ tốc độ số hóa vượt trội

Để tính năng Scan Delivery hoạt động hiệu quả nhất, dòng máy  Apeos được trang bị hệ thống phần cứng mạnh mẽ. Thiết bị sở hữu bộ nhớ 4GB và ổ cứng SSD 128GB, cho phép xử lý dữ liệu quét khối lượng lớn một cách mượt mà.

Tốc độ quét là một điểm cộng lớn của dòng sản phẩm này. Với bộ nạp và đảo bản gốc tự động (DADF), máy có thể quét một mặt với tốc độ 55 trang/phút. Đặc biệt, phiên bản hỗ trợ quét hình một lượt hai mặt (Single Pass DADF) có thể đạt tốc độ lên tới 80 trang/phút cho cả bản màu và đen trắng. Khả năng nạp tối đa 130 tờ bản gốc giúp doanh nghiệp số hóa các tệp hồ sơ dày chỉ trong vài phút, mà không cần can thiệp thủ công nhiều lần.

3. Công nghệ nhận dạng thông minh và chính xác

Một trong những thách thức của việc số hóa là sai sót trong nhận diện ký tự. Scan Delivery trên Apeos được tối ưu hóa để đọc chính xác số 0 và các ký tự thường bị nhận diện nhầm lẫn khác, đảm bảo dữ liệu sau khi số hóa có độ tin cậy cao.

Bên cạnh đó, máy còn hỗ trợ quét các bản gốc có kích thước tùy chỉnh hoặc nhỏ, như hóa đơn, biên lai, và tự động chuyển đổi chúng về khổ giấy tiêu chuẩn như A4, giúp việc quản lý tệp tin trở nên đồng bộ và chuyên nghiệp hơn. Quy trình này còn bao gồm các tính năng cải thiện chất lượng hình ảnh tự động như:

• Tự động xoay chiều trang quét về hướng thẳng đứng.
• Tự động sửa lỗi trang bị lệch hoặc xóa các trang trống để giảm dung lượng tệp.
• Chuyển đổi tài liệu sang định dạng Excel hoặc Word có thể chỉnh sửa được, tùy chọn, giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công.

4. Giao diện người dùng tối ưu cho trải nghiệm “Một chạm”

Để thực hiện đúng cam kết “Vận hành nhanh chóng và đơn giản”, Apeos 3560 / 3060 / 2560 sử dụng màn hình cảm ứng màu 7 inch có thể điều chỉnh độ nghiêng. Giao diện được thiết kế với độ tương phản cao, đen và xám, giúp người dùng dễ dàng nhận diện các biểu tượng tính năng.

Người dùng có thể cá nhân hóa màn hình chính bằng cách cài đặt các nút bấm nhanh cho các tác vụ thường xuyên sử dụng. Với Scan Delivery, các biểu tượng công việc được sắp xếp trực quan, đi kèm với thông báo bằng âm thanh và ánh sáng để xác nhận công việc đã hoàn thành hoặc báo lỗi, giúp việc tương tác giữa người và máy trở nên thân thiện hơn bao giờ hết.

5. Khả năng tích hợp đám mây và bảo mật dữ liệu

Không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ trong mạng nội bộ, Scan Delivery còn có thể kết nối liền mạch với giải pháp Cloud Service Hub. Điều này cho phép doanh nghiệp quét và lưu trữ tài liệu trực tiếp lên các nền tảng đám mây phổ biến như Google Drive, OneDrive, Dropbox hoặc SharePoint. Việc tích hợp này đặc biệt hữu ích cho phong cách làm việc từ xa, nơi nhân viên có thể truy cập tài liệu số hóa từ bất kỳ đâu.

Đi kèm với sự tiện lợi là tính năng bảo mật tối tân. Apeos được chứng nhận ISO/IEC 15408, tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế về bảo mật CNTT. Tài liệu khi được quét và truyền đi sẽ được bảo vệ bởi các giao thức mã hóa mạnh mẽ như SSL/TLS, IPsec, và chip bảo mật TPM 2.0, giúp quản lý các khóa mã hóa an toàn. Quản trị viên cũng có thể cài đặt để máy chỉ quét tài liệu gửi đến các điểm đích cố định, ngăn chặn rò rỉ thông tin ra bên ngoài do sơ suất của người dùng.

6. Lợi ích về môi trường và chi phí

Việc áp dụng tự động hóa số hóa tài liệu với Scan Delivery góp phần đáng kể vào các sáng kiến xanh của doanh nghiệp. Bằng cách ưu tiên lưu trữ kỹ thuật số và sử dụng các tính năng như fax không giấy, tức là tự động lưu fax vào thư mục thay vì in ra, doanh nghiệp có thể giảm thiểu đáng kể lượng giấy tiêu thụ và rác thải văn phòng. Sản phẩm Apeos 3560 / 3060 / 2560 cũng được chứng nhận hạng “Silver” về khả năng giảm thiểu tác động tới môi trường thông qua việc tiết kiệm năng lượng thông minh.

Dòng máy Apeos 3560 / 3060 / 2560 với tính năng Scan Delivery không đơn thuần là một thiết bị sao chụp, mà là một trung tâm điều phối dữ liệu thông minh cho văn phòng. Khả năng tự động hóa quy trình số hóa chỉ với một lần chạm không chỉ giúp giải phóng sức lao động cho nhân viên, giảm thiểu sai sót thủ công, mà còn xây dựng nền tảng vững chắc cho quá trình chuyển đổi số toàn diện của doanh nghiệp. Đây chính là giải pháp lý tưởng cho các đơn vị cần xử lý khối lượng tài liệu lớn một cách chuyên nghiệp, an toàn và hiệu quả.