Sau khi phân tích nhu cầu và cân nhắc chi phí, nếu văn phòng đã quyết định lựa chọn Fuji Xerox DocuCentre S2520 hoặc S2320, bước tiếp theo là rà soát cấu hình, phụ kiện và cam kết dịch vụ trước khi chốt đơn.

Dòng máy photocopy đa chức năng khổ A3 này có thiết kế dạng mô-đun, cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu sử dụng. Vì vậy, việc kiểm tra kỹ các tùy chọn đi kèm sẽ giúp bạn chọn được thiết bị phù hợp, tránh mua thiếu phụ kiện cần thiết hoặc chi thêm cho những tính năng không sử dụng.

1. Xác nhận cấu hình khay giấy và phương án lắp đặt

Fuji Xerox DocuCentre S2520 và S2320 có thể được lắp đặt trên bàn hoặc mở rộng bằng các mô-đun khay giấy, tùy theo không gian và nhu cầu của văn phòng.

Cấu hình khay giấy

• Cấu hình tiêu chuẩn: Máy có một khay chính chứa 250 tờ và một khay tay (Bypass Tray) chứa 100 tờ, tổng sức chứa là 350 tờ.
• One Tray Module (Khay 2): Bổ sung một khay 500 tờ, nâng tổng sức chứa lên 850 tờ.
• Two Tray Module (Khay 3 và Khay 4): Bổ sung hai khay với tổng sức chứa 1.000 tờ, nâng tổng sức chứa tối đa lên 1.850 tờ.
• Kệ kê máy (Cabinet): Nếu không đặt máy trên bàn mà muốn lắp đặt dưới dạng máy đứng sàn, bạn cần xác nhận mua thêm chân kệ.

Định lượng giấy hỗ trợ

Khay chính tiêu chuẩn (Khay 1) hỗ trợ giấy có định lượng từ 60 đến 90 gsm. Nếu văn phòng thường xuyên in hoặc sao chép trên giấy bìa dày, bằng khen hay thiệp mời có định lượng từ 60 đến 216 gsm, hãy xác nhận với nhà cung cấp về việc sử dụng khay tay hoặc các mô-đun khay nâng cấp (Khay 2, 3 hoặc 4).

2. Xác nhận tính năng fax

Tính năng fax không có sẵn trong cấu hình tiêu chuẩn. Cả S2520 và S2320 đều tích hợp ba chức năng chính: in mạng, sao chép và quét màu.

Nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng, luật, logistics hoặc cơ quan nhà nước và vẫn thường xuyên gửi, nhận fax, hãy yêu cầu nhà cung cấp lắp thêm mô-đun Fax Super G3 (1 cổng PSTN/PBX).

Khi được trang bị tùy chọn fax, máy hỗ trợ lưu 30 số quay nhanh (Speed Dial), gửi fax nhóm (Fax Broadcast), xem danh sách giao dịch gần nhất bằng nút Redial và nhận tài liệu khổ Legal (8,5 × 13 inch hoặc 8,5 × 14 inch) trên một mặt giấy.

3. Kiểm tra bộ nạp bản gốc và chức năng in hai mặt

Để xử lý tài liệu tự động hiệu quả, hãy kiểm tra xem máy đã được trang bị đầy đủ các bộ phận sau chưa:

• Bộ nạp và đảo bản gốc tự động (DADF): Có sức chứa 110 tờ, hỗ trợ quét hoặc sao chép tự động tài liệu nhiều trang. Tốc độ nạp bản gốc một mặt là 25 trang/phút trên S2520 và 23 trang/phút trên S2320.
• Bộ đảo bản sao tự động (Duplex): Được tích hợp trong thân máy, hỗ trợ in hoặc sao chép hai mặt mà không cần lật giấy thủ công.

Khi bàn giao, hãy yêu cầu kỹ thuật viên chạy thử một tập tài liệu A3 hoặc A4 hai mặt. Việc này giúp kiểm tra hoạt động của các con lăn nạp giấy trên DADF và chức năng Duplex, đồng thời phát hiện sớm tình trạng kẹt giấy hoặc lệch lề.

4. Xác nhận kết nối mạng và hạ tầng công nghệ thông tin

Việc tích hợp máy vào mạng nội bộ ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng sử dụng của nhân viên.

Cổng kết nối và vị trí lắp đặt

Máy có cổng mạng Ethernet 100BASE-TX/10BASE-T và cổng USB 2.0. Hãy đảm bảo vị trí đặt máy có sẵn đầu cắm mạng LAN RJ45. Kết nối qua mạng LAN cho phép các máy tính trong cùng mạng gửi lệnh in và nhận file scan màu.

Tương thích hệ điều hành

Máy hỗ trợ trình điều khiển in FX HBPL (Host Based Print Language), tương thích với nhiều phiên bản Windows, từ Windows XP và Windows Server 2003/2008/2012 đến Windows 7, 8 và 8.1, ở cả phiên bản 32-bit và 64-bit.

Phương thức quét màu

Máy hỗ trợ hai phương thức quét:

• Pull Scan: Ra lệnh quét từ phần mềm trên máy tính.
• Push Scan: Quét trực tiếp từ bảng điều khiển của máy, sau đó gửi tệp về máy tính hoặc email.

Độ phân giải quét có thể điều chỉnh từ 200 đến 600 dpi.

5. Kiểm tra vật tư, hộp mực và linh kiện thay thế

Vật tư ban đầu có ảnh hưởng đến chất lượng bản in và quá trình sử dụng máy. Trước khi nhận hàng, hãy xác nhận rõ các nội dung sau:

• Dung lượng hộp mực đi kèm: Hỏi nhà cung cấp xem máy có đi kèm hộp mực chính hãng tiêu chuẩn, với năng suất khoảng 9.000 bản in ở độ phủ tiêu chuẩn, hay không.
• Bình chứa mực thải: Máy sử dụng công nghệ tái sử dụng mực thải (Reusing Toner), thu hồi lượng mực thừa để tiếp tục chu trình in. Vì vậy, hãy hỏi rõ nhà cung cấp trước khi mua riêng bình chứa mực thải.
• Linh kiện thay thế: Theo chính sách của hãng, linh kiện chức năng được cung cấp trong ít nhất 7 năm sau khi dòng sản phẩm ngừng sản xuất. Bạn nên xác nhận thông tin này với nhà cung cấp tại thời điểm mua.

6. Kiểm tra kích thước, nguồn điện và chính sách bảo hành

Trước khi giao máy, hãy kiểm tra điều kiện lắp đặt và các cam kết hậu mãi của đại lý.

Kích thước và nguồn điện

Thân máy tiêu chuẩn có kích thước rộng 595 × sâu 584 × cao 569 mm, trọng lượng 33 kg chưa bao gồm hộp mực. Hãy chuẩn bị vị trí đặt máy bằng phẳng, chịu lực tốt và thông thoáng.

Máy sử dụng nguồn điện AC 220–240 V (±10%), 6 A, 50/60 Hz, với công suất tiêu thụ tối đa 1,4 kW. Cần đảm bảo máy được nối dây tiếp địa để giảm nguy cơ rò điện hoặc hư hỏng vi mạch khi điện áp không ổn định.

Cam kết dịch vụ hậu mãi

Hãy yêu cầu nhà cung cấp ghi rõ các cam kết trong hợp đồng hoặc giấy tờ bàn giao, chẳng hạn:

• Đổi mới sản phẩm trong 30 ngày đầu nếu phát sinh lỗi từ nhà sản xuất.
• Bảo hành tận nhà hoặc tận văn phòng.
• Hỗ trợ cài đặt phần mềm in và quét qua mạng LAN cho máy tính của nhân viên.

Checklist trước khi ký hợp đồng mua máy

• Model máy: Chọn đúng DocuCentre S2520, tốc độ 25 trang/phút, hoặc S2320, tốc độ 23 trang/phút, theo hợp đồng.
• Sức chứa khay giấy: Cấu hình tiêu chuẩn gồm 350 tờ; có thể mua thêm Khay 2 hoặc Khay 3 và Khay 4 để tăng sức chứa.
• Chân kệ đặt máy: Xác nhận có cần mua thêm Cabinet nếu không đặt máy trên bàn.
• Tính năng fax: Xác nhận mua thêm mô-đun Fax Super G3 nếu văn phòng cần sử dụng fax.
• Bộ nạp DADF và Duplex: Kiểm tra DADF 110 tờ, chức năng đảo bản sao và chạy thử tài liệu hai mặt khi bàn giao.
• Dung lượng hộp mực: Xác nhận hộp mực chính hãng đi kèm và kiểm tra tình trạng niêm phong.
• Kết nối mạng LAN: Kiểm tra cổng Ethernet, cổng USB 2.0 và chuẩn bị dây mạng RJ45 tại vị trí đặt máy.
• Điện năng và tiếp địa: Kiểm tra nguồn điện phù hợp và yêu cầu kỹ thuật viên đấu nối dây tiếp địa.
• Chính sách bảo hành: Xác nhận thời hạn, phạm vi bảo hành tận nơi và điều kiện đổi mới nếu có lỗi từ nhà sản xuất.

Rà soát đầy đủ những điểm trên sẽ giúp bạn chọn cấu hình phù hợp, hạn chế phát sinh chi phí và đưa máy Fuji Xerox DocuCentre S2520 hoặc S2320 vào sử dụng thuận lợi ngay từ đầu.